Edufloor blogt

Het blijft lastig: ’t lijkt wel of ik altijd tijd te kort kom. Alsof mijn dag veel minder uren heeft dan 24.

het voelt als druk en dat is mijn eigen schuld

Of ligt het aan mij en dóe ik alsof een dag 36 uur heeft? Kom ik tijd te kort en  voel ik drukdrukdruk? Het voelt in ieder geval alsof ik mijn agenda niet kan bijbenen. Alsof ik veel te veel klussen tegelijk moet doen, in te weinig tijd. Hoe word ik nu goede vriendjes met mijn agenda?Nu ik weer vaak aan het werk ben (kan zijn), loop ik er vaak tegenaan: een klus gaat over de deadline. Of dreigt eroverheen te gaan. Een oorzaak is dat er soms opeens een paar dagen ‘uitvallen’ omdat mijn hoofd werken dan even niet toelaat. Ik moet er natuurlijk rekening mee houden bij het aannemen van een klus, maar het is heel lastig om van tevoren in te schatten hoe ik me voel. En dus hoeveel en hoe vaak ik kan werken. Maar ik vermoed dat dat voor iedereen geldt: je weet nooit van te voren hoe je je voelt, toch?

Maar het is wel een reden om naar een oplossing te zoeken, voor zover mogelijk. En waar ik ook wat aan heb als ik weer volledig hersteld ben. Want dat gaat gebeuren, dat weet ik wél zeker… 😉

E-mail

Ik heb eens wat rondgesurfd en gekeken wat er zoals aan tips gegeven wordt over plannen, timemanagement, druk doen én druk zijn. Nou, er is genoeg over te vinden, dat kan ik uit ervaring verzekeren! Ik houd het voor nu maar eens bij het onderdeel ‘plannen’ en dan vooral in combinatie met je e-mailprogramma. Want ondanks Twitter en al die andere socialmedia, blijft e-mail voor mij als ZZP’er nog steeds belangrijk.

Een korte samenvatting van mijn zoektocht.

1 Plan realistisch

Tel 20% tijd op bij de tijd die je denkt nodig te hebben. Je schat vaak te optimistisch. Plan je reistijd in je agenda in, dit zorgt voor meer overzicht. Ook handig voor je kilometerregistratie. Plan belangrijke taken ook in je agenda in, je moet er namelijk tijd voor reserveren. En ook hier weer: 20% meer tijd inplannen dan je van plan was.

2 Plan tijd voor onverwachte zaken

Ook al kun je nog zo goed plannen, onverwachte zaken gebeuren gewoon: een telefoontje dat veel meer tijd kost, een uitzoekklus die veel ingewikkelder is, een apparaat dat kapot gaat en waar een monteur voor langs moet kunnen. Je moet dus “lege tijd’ inplannen.

3 Twee minutenregel
Iets wat je binnen 2 minuten kunt doen, kun je direct doen. Op een takenlijst zetten kost vaak nog meer tijd. Bijvoorbeeld een bevestigingsmailtje, een map opruimen of een kort telefoontje.

4 Omschrijf afspraken en taken concreet

• Als je al moet nadenken als je een taak-titel ziet staan, dan doe je iets niet goed! Stel, je wilt een nieuwe website. Je plant hiervoor tijd in je agenda in. Maar bij je omschrijving zet je alleen: website maken. Dit is te vaag en onduidelijk. Hak je taak in stukjes: bijvoorbeeld: 1) doelgroep bepalen 2) doelstelling bepalen 3) brainstormen over uitstraling 4) zoekwoorden bepalen. Als je die deeltaken in je agenda plant, is de kans groot dat het wel lukt.
• Externe afspraken plan je (met reistijd) volgens een vast stramien in. Dat geeft overzicht en rust in je agenda. Denk aan: bedrijfsnaam | naam | telefoonnummer | project | deelproject  Bijvoorbeeld: Edufloor | Florina Blokland | 06-2408 8348 | Malmberg | Auteursvergadering Vita.
• In Outlook kun je met kleurtjes werken, dit geeft overzicht. Bijvoorbeeld een kleur voor reistijd, privé, voorbereidingen, administratie en voor afspraken.

5 Bevrijd jezelf van je mailbox
E-mail moet geen last zijn, niet teveel druk geven. Daarvoor lees ik regelmatig dit artikel: Bevrijd Jezelf van je Mailbox in 7 Stappen

6 Plan pauzes in
Niets is funester voor je productiviteit dan non-stop doorwerken. Pauzes overslaan omdat je het idee hebt dat je er geen tijd voor hebt is gewoond dom! Voor jezelf zorgen is essentieel en komt je productiviteit absoluut ten goede! En als je dat wél doet, plan ze dan gewoon in je agenda!

Focus verleggen?
Hier ga ik eens goed over nadenken. Want WinToetsen maken, dat is misschien wel écht mijn ding? En Miranda Apeldoorn heeft er een confronterende blog over geschreven. Zet aan tot nadenken!

En door deze stappen hoop ik uit die knoop te raken.

door verkeerd plannen raak je in de knoop

Ik doe mijn best.